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情報漏えいリスクを最小限に抑えるマイナンバー収集・管理ツール マイナンバーソリューションパッケージ

個人情報より厳格な取り扱いが求められるマイナンバー
リスクと手間を最小限に抑えるには?

マイナンバーとは?

マイナンバーは、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(マイナンバー法)」により、国民一人一人に通知されるもので、行政を効率化し、国民の利便性を高め、公平・公正な社会を実現する社会基盤です。企業も、税や社会保険の手続で、従業員等のマイナンバーを取り扱いますので、組織の規模に関わらず、全ての企業がマイナンバーを取り扱う体制を整える必要があります。

企業でのマイナンバー取り扱い

企業では、法定調書提出などの税、社会保障に関する行政手続きに関してマイナンバーを使用します。その手続のために従業員(家族含む)、パート・アルバイト、税理士など業務を委託している個人事業主からマイナンバーを収集・管理し、行政機関への提出書類に記載することになります。
そして収集したマイナンバーは安全に管理し、保管期限後(退職時など)は速やかに廃棄し、廃棄した記録を残さなければなりません。

企業でのマイナンバー取り扱い

取り扱いにはどんな負荷・リスクがあるの?

マイナンバーのライフサイクル

マイナンバーのライフサイクル

マイナンバーのライフサイクルをまとめると、上の図のようにまとめることができます。これらの運用にどのような負荷・リスクがあるのでしょうか。

  1. 1セキュリティ

    マイナンバーは、漏えいすると個人情報の追跡・突合が行われる恐れがあり、個人の損害リスクが大きいため、一般の個人情報より厳格な管理が必要とされます。マイナンバー法を違反した場合、個人情報保護法より厳しく罰せられる場合もあります。そのため、運用上、マイナンバーの情報漏えいは必ず避けなくてはならず、

    • 収集したマイナンバーを記入した帳票は、書架に施錠保管する
    • マイナンバーを記録した帳票を送付する場合は、紛失・盗難防止のために追跡可能な手段をとる

    など、徹底したセキュリティ対策が求められます。

    マイナンバーを紙で扱う機会が多いほど、人の手を介するので、紛失や漏えいのリスクが高くなります。厳重な保管場所も必要です。
    データで管理する場合も、保存先にセキュリティをかけないと、誰でも情報にアクセスでき、漏えいにつながる可能性があります。
  2. 2運用フローの作成

    企業は、マイナンバーを取り扱う業務を洗い出した上で、基本方針や各種規定を策定し、それに基づく運用をする必要があります。

    入社から退社まで、各従業員のマイナンバーを取り扱うので、取り扱い期間は非常に長く、収集・利用・保管・廃棄それぞれのステージで運用ルールを検討することは、時間がかかり、企業側にとっての負荷になると言えます。
  3. 3作業の手間

    セキュアな運用フローを確立しても、紙ベースでの番号管理は転記や情報変更に時間がかかります。また、ERPシステムを導入している場合には、そのシステムにもデータを反映しなければならないケースが発生するなど、二重管理になるケースもあり、管理担当者の貴重な業務時間を多大に浪費することになってしまいます。
    また、複数の拠点がある場合には、データの統合・管理も発生し、メンテナンスに時間がかかります。

    マイナンバーの管理はセキュリティが求められるだけでなく、管理担当者が効率的に入力・情報修正・統合ができ、また、ERPシステムとも連携できている状態が理想的と言えます。

手間を減らし、セキュアな管理を実現できるソリューションがあれば、情報提供する従業員も、情報を管理する企業も安心です。
キヤノン電子は、そんならくらく&安心なソリューションを提供します。

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